Важность ведения документации заключается в том, что в нем фиксируются накладные, которые служат подтверждением расходов, понесенных организацией. Без календаря очень сложно поддерживать порядок в ведении маршрутных листов и доказывать их существование (при больших объемах работ).
Составные части журнала
Формат документа состоит из двух листов. Заполненный дневник представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и расположенными в табличной форме. В центре лицевой стороны обложки указывается название календаря и год (месяц) заполнения (срок действия обычно составляет один год, но возможны и более короткие варианты — один месяц).
В верхней части лицевой стороны обложки заполнитель пишет полное наименование организации, код документа по ОКУД (в случае с типовой межотраслевой формой № 8 — 0345008, который сразу же пишется на бланке) и код. По ОКПО.
Таблица на втором листе журнала содержит графы. Предполагается, что каждая из этих колонок содержит следующую информацию
Вторую страницу дневника можно продолжать сколь угодно долго. Главное, чтобы накладные, записанные там, имели правильную дату выдачи. Сотрудники не имеют права вносить в дневник неактуальную или заведомо ложную информацию.
Что касается сроков хранения, то, согласно действующим правилам, календари путевых листов хранятся не менее пяти лет.
Важные моменты! Информация обо всех выданных документах должна быть внесена в журнал учета проездных билетов. Если коносамент не зарегистрирован, бухгалтерия не имеет права его принимать.
Навигация.
Коротко о главном: 5 пунктов
Путевой лист: что это такое и зачем он нужен
На служебные автомобили необходимо составлять отгрузки в кузове. На принадлежащие и арендованные предприятием транспортные средства редактируются. Положения о необходимости оформления ПЛ на весь транспорт изложены в статье 6(1) «Закона об автомобильном транспорте». Там указано, что организация несет ответственность за выдачу путевого листа на каждое транспортное средство.
ИП составляется независимо от того, передвигается ли транспортное средство внутри населенного пункта или за его пределами, независимо от того, зарегистрировано ли предприятие или головной офис.
Чтобы правильно заполнить путевой лист, воспользуйтесь бесплатными инструкциями от экспертов КонсультантПлюс.
В настоящее время в документе нет обязательных форм. Она может быть составлена по форме, разработанной организацией. Обязательным условием является то, что форма должна быть определена в учетной политике как первичный документ. Документ должен содержать необходимые условия.
Вам понадобится: как заполнить груз.
Кроме того, необходимо заверить печатью подпись о прохождении предрейсового медицинского осмотра. Также нужна подпись лица или печать, ответственного за прохождение автомобилем технического осмотра перед поездкой.
Вам необходимо знать: кто может расписаться за перевозку?
Образец бланка легкового автомобиля:
Форма, утвержденная приказом Госкомстата РФ, — 78 от 28 ноября 1997 года, хотя формы от первой до последней могут быть разработаны независимо от нее.
Часто задаваемые вопросы
Да, предполагаемое использование транспортного средства должно быть проверено и соответствовать требованиям Закона об автотранспорте.
Надо ли уничтожать путевые листы с истекшим сроком хранения
По истечении срока хранения коносамент должен быть уничтожен. Об этом говорится в статье 14 Приказа Федеральной архивной службы №. 77 от 31 июля 2023 года.
Как уничтожить коносамент
Сначала составляется методика выделения к уничтожению передаточных ведомостей, не подлежащих хранению (приложение 3 к Приказу).
Документ с истекшим сроком хранения позволяет
Если передаточный акт был оформлен в электронном виде, уничтожьте носитель или удалите все файлы на нем. Этого достаточно для уничтожения документа.
Еще один момент, на который следует обратить внимание. Нельзя просто выбрасывать документы, подлежащие уничтожению. Как правило, в них содержится информация, содержащая персональные данные людей.
Уничтожив командировочные удостоверения, подготовьте акт об уничтожении документов. В нем укажите, какие документы, в каком объеме и каким способом были уничтожены.
Могут ли оштрафовать, если не хранить путевые листы
Налоговый кодекс не предусматривает штрафов за проездные билеты. Однако документы бухгалтерского и налогового учета подлежат ответственности. К ним относятся путевые листы, которые служат основанием для учета расходов на ГСМ, учета рабочего времени водителей и проверки фактического выполнения работ и услуг.
Штрафы за списки командировочных могут достигать 100 000 рублей. Чтобы узнать, какой штраф и в каком размере, воспользуйтесь специальной таблицей в системе «Главбух».