Документация, необходимая для подтверждения оказанных услуг, — важный вопрос. Это связано с тем, что при возникновении несоответствия неосведомленный клиент может солгать, не имея подтверждающих документов, доказывающих, что он ничего не делал по договору, а наоборот. В таких случаях можно взыскать не только стоимость услуги, но и санкции и потери заказчика. Читайте далее, чтобы узнать, как избежать проблем и правильно подготовить документацию.
Акты об оказании услуг
Документ может быть составлен в любом формате. Согласно статье 421 Гражданского кодекса РФ, данную форму можно изучить самостоятельно. Эта форма может быть заранее оговорена в основном договоре на оказание услуг.
В большинстве случаев документ готовится исполнителем и передается заказчику на подпись.
На практике необходимо указать следующие данные
Важно, чтобы документ содержал всю необходимую информацию, требуемую для первичного документа. Акт подписывается обеими сторонами сделки.
В «КонсультантПлюс» есть готовые решения, в том числе о том, как составить акт об оказании услуг. Если вы еще не обращались к системе, сделайте бесплатный пробный онлайн-доступ. Вы также можете получить актуальный прайс-лист КонсультантПлюс.
Отчеты подрядчиков
Данный документ и закон составлены произвольно, так как закон не регламентирует его порядок. Однако обратите внимание, что эти правила должны соблюдаться, если в договоре на оказание услуг определены сроки подготовки отчетов. В договоре может быть указан формат документа.
При наличии документов, подтверждающих оказание услуги, они перечисляются в приложении.
О том, как рассчитать штрафы по договорам оказания услуг, рассказано здесь.
Пример воздействия правоприменителя — система «КонсультантПлюс». Оформите тестовый доступ к системе и перейдите к выборке экспозиции. Бесплатно.
Документ, подтверждающий оплату услуг по безналичному расчету
В этом случае доказать факт оплаты проще, так как есть банковская документация по сделке. Кроме того, подтверждение оказания услуг помогает проверить сервисный или кассовый чек, если он выдан.
Документ, подтверждающий оплату услуг наличными
Если заказчиком является физическое лицо, оплату услуг подтверждает
Если заказчиком является юридическое лицо, оплата услуг также подтверждает
В обоих случаях факт оплаты услуг может быть подтвержден актом об оказании услуг. В нем также указывается, что услуги оплачены в полном объеме.
Об ограничениях договоров на оказание услуг я писал в статье.
Что такое закрывающие документы и как их правильно составить
В ней объясняется, зачем их нужно писать и сколько лет нужно хранить эти документы.
Когда подрядчик сдает проект и заказчик его принимает, он подписывает специальный документ — документ о завершении работ. Здесь рассказывается о том, что это такое, когда можно обойтись без него и когда его составление абсолютно необходимо.
Отгрузка.
Определяет, что один владелец передал товар другому. Отгрузочные ведомости используются для расчета налоговой базы, а также для проверки законности выручки поставщика и расходов покупателя. В других случаях также может потребоваться отгрузка. Например, если водитель перевозит сырье покупателю и его останавливает сотрудник ГИБДД для проверки. Такая документация служит доказательством того, что груз не был украден, а будет передан новому владельцу.
Существует пять форм судовых бюллетеней.
➡➡➡Сообщества. Создается, когда доставка товара организуется продавцом или покупателем. Стороны указывают основную информацию о товаре, контактные данные сторон и документацию, которая заверяется подписями продавца и покупателя.
Закон не запрещает разрабатывать собственные модели, но организации обычно дополняют формат TORG-12.
Накладные создаются в двух экземплярах: один экземпляр получает покупатель, а второй экземпляр хранится в бухгалтерии или налоговой инспекции продавца
➡Сек. Нагрузка. Загрузка покупателю продавцом обеспечивает доставку товара через посредника, например, транспортную компанию. В бланке определяется стоимость товара и стоимость доставки. Раньше этот документ использовался для любого груза, но с 2013 года накладные заполняются только при перевозке алкоголя.
Для этого вида груза также существует специальная форма 1-Т. Утверждена Государственным комитетом по статистике на основании постановления № 78.
➡ ➡ Транс. Продавец фактически тратит определенную сумму на доставку и обеспечивает реалистичность сделки. Поставка отражает обязательство транспортной компании доставить товар из пункта А в пункт Б по согласованной стоимости. Продавец определяет стоимость транспортировки и сопутствующих работ, таких как погрузка.
Этот вид документа оформляется в трех экземплярах. Один забирает отправитель, второй отдает перевозчику, а третий — получателю. Если компания использует электронный документооборот, необходимость в копиях может отпасть.
Существует стандарт на почтовые расходы.
Для отпуска материалов на сторону. Такие отправления составляются, когда какие-то материалы нужно передать со склада компании другой организации или собственному филиалу. Например, завод закупил металл, передал его подрядчику, который изготовил из него аксессуары и вернул вместе с другим сырьем.
Этот вид отгрузочной ведомости также дополняется, когда материалы нужно передать с собственного производства на склад другой организации. Например, завод по производству красок отправляет сырье в филиал в другом городе.
Компания может разрабатывать и использовать собственные образцы. Однако в большинстве случаев за основу берется стандартная форма М-15 или используется без изменений.
➡️ Памятка о требованиях. Этот документ используется для контроля за движением сырья или инструментов внутри компании. Такие документы также составляются, когда завод сдает отходы на утилизацию или возвращает излишки сырья на склад.
Существует стандартная форма М-11, которую компания может модифицировать в соответствии со своими особенностями. В качестве альтернативы компания может создать собственные накладные.
Если у предпринимателя есть EDI, все эти типы могут быть оформлены в электронном виде.
Используется для подтверждения того, что заказчик получил проект от подрядчика и принял его. Другими словами, у него нет претензий к результату. Если стороны договорились об использовании EDI, печатать акт не нужно. Достаточно их электронного аннуитета.
Подпись на форме может быть привязана к этапу или сроку. Например, при создании сайта и разделении проекта на места, принятии и оформлении акта, а затем проведении соответствующих платежей. А также более долгосрочные процессы, например, размещение рекламы сообщества в ежемесячных отчетах. Закон определяет форму действия только для строительства — K S-2. подписывается при приемке работ по договору строительного подряда. Кроме того, существует форма КС-3. В ней фиксируются все выполненные работы, их стоимость и цена.
Как получать закрывающие документы, чтобы платить меньше налогов
Заключительный документ — это основной бухгалтерский документ, подтверждающий факт оказания услуг. Это означает, что реклама была создана, исполнена и выпущена. Налогоплательщики могут помочь закрыть документ. Налогоплательщики могут уменьшить свою налоговую базу. В статье вы узнаете, какие документы необходимо оформить и на что обратить внимание, чтобы не переплатить.
Закрывающие документы подтверждают, что услуги, как правило, оказываются в полном объеме и к сторонам не предъявляется никаких требований. С их помощью плательщики подоходного налога могут уменьшить налогооблагаемую базу и платить меньше в государственный бюджет. Это касается юридических лиц и индивидуальных компаний, работающих на общем режиме налогообложения (ОСНО). В случае с юридическими лицами и предприятиями СОЛО, работающими на упрощенном режиме налогообложения (УСН) «доходы-расходы», отсутствие закрывающих документов также приводит к увеличению суммы налога, уплачиваемого в бюджет.
Согласно Налоговому кодексу РФ, расходы на рекламу включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, уменьшая налоговую базу (см. статью 252, пункт 1, статью 2, пункт 1 и пункт 28 Налогового кодекса РФ). Расходы на интернет-рекламу считаются аномальными. То есть их можно рассматривать как единое целое. Этим они отличаются от нормативных расходов и подпадают под ограничение в 1% от выручки от реализации.
Какие документы получать у исполнителя
Состав закрывающего пакета различается для юридических лиц и фрилансеров.
*Чек для самозанятых должен включать.
Если контрагент не является индивидуальным предпринимателем, а просто физическим лицом, желательно оформить его официально. Иначе с ним невозможно будет вести официальные расчеты и подавать декларации на вычеты по подоходному налогу.
Подумайте, является ли он самозанятым
Как только сумма годового дохода от самозанятости превысит 2,4 млн рублей, самозанятый теряет свой статус и не может применять налог на профессиональный доход (НДФЛ). Если самозанятый не имеет статуса индивидуального предпринимателя и не переведен на ОСНО или УСН, заказчик обязан удерживать подоходный налог и перечислять взносы за него.
Чтобы упростить себе жизнь, вы:
Статус самозанятого можно проверить на сайте Федеральной налоговой службы.
Как проверять контрагентов на благонадежность
Чтобы обеспечить обоснованность налоговых льгот и избежать претензий со стороны налоговых органов, важно контролировать благонадежность контрагента. Для этого получите от него следующие документы
Для применяющих упрощенную систему налогообложения: письмо федеральной налоговой службы о применении упрощенной системы налогообложения учреждениями.
Это могут быть электронные копии, которые должны храниться не менее пяти лет. Это расчетный период Федеральной налоговой службы.